Esse fenômeno me fez criar algumas técnicas para lidar com esses e-mails e evitar que minha vida online se torne um completo caos.

Imagino que outras pessoas ocupadas usem técnicas parecidas, então provavelmente essas dicas também servem para mandar e-mail para elas.

Lembra daqueles sorteios que jogam as cartas pra cima e pegam uma?

Normalmente quando recebo um novo e-mail a análise é mais ou menos assim:

1. Será que o e-mail foi enviado especificamente pra mim?
2. Eu consigo ler esse e-mail rapidamente?
3. Eu consigo responder esse e-mail agora ou preciso pensar na resposta?
4. Além de pensar na resposta, eu preciso pegar algum tipo de material em outro lugar?

Considerando essa análise, seguem algumas dicas.

Elabore um bom título
Apesar de parecer que chama atenção, títulos em CAPS LOCK ou com infinitas exclamações normalmente mostram que a pessoa não sabe muito bem o que está fazendo.

Outro ponto são os e-mails com “Fwd:” no título, que simplesmente dizem “Você deu azar de cair na minha lista de contatos e esse e-mail dificilmente terá utilidade na sua vida”.

Escrever “Ajuda” ou algo genérico também não é muito útil. Seja o mais específico o possível sobre o que você precisa. Se você não sabe o que precisa, por que está enviando o e-mail?

Personalize pelo menos o nome da pessoa
Apesar de ter um nome estranho, fico muito feliz quando vejo que as pessoas se deram ao trabalho de escrevê-lo ou pelo menos dar Ctrl+C Ctrl+V.

Até aceito grafias diferentes para o meu nome, como: Milton, Millon e Malcolm (casos reais); mas uma mensagem que chega com “Prezado,” “Caro,” ou “Ao responsável,” praticamente pede para ser ignorada.

Se você precisa mandar mensagens personalizadas pra várias pessoas ao mesmo tempo, sistemas de e-mail marketing como o E-mail Marketing da Locaweb fazem muito bem essa e outras personalizações.

Se apresente, mas só em uma frase
Se eu não conheço a instituição que você faz parte, falar que ela foi fundada em 1.619 por um monge budista e atua em 3.192.817 cidades não faz nenhuma diferença para mim.

Pelo contrário, encher o e-mail de detalhes só aumenta seu tamanho e consequentemente minha preguiça de lê-lo na hora.

Para aumentar a probabilidade do seu e-mail ser respondido rapidamente, se apresente em apenas uma frase e parta para o que interessa.

O 1o e-mail que você manda precisa ser facilmente respondido
Um sistema que criei para manter minha sanidade é a pasta “Responder depois”. Se um e-mail vai parar lá, isso significa que ele será respondido, mas não tenho nenhuma pressa em fazer isso.

Porém, muitas pessoas não tem esse sistema e simplesmente ignoram um e-mail se ele não pode ser respondido na hora.

Por exemplo, se você quer que alguém responda uma pesquisa, ao invés de mandá-la direto, primeiro pergunte se você pode mandá-la. É muito mais fácil falar “Blz, manda aí” e depois me programar para respondê-la, do que já responder de uma vez.

Mande e-mails amigáveis para o celular
Uma das maravilhas do século 21 é o fato de podermos responder e-mails enquanto estamos esperando na rodoviária, aeroporto ou qualquer outro lugar que tenha fila.

Isso significa que responder seu e-mail durante esses momentos passa a ser uma forma de útil de ocupar o tempo.

Ou seja, se eu consigo responder seu e-mail sem precisar enviar nenhum arquivo ou link e não preciso escrever uma redação, muito provavelmente ele será um dos primeiros a sair do temido “Responder depois”, um terrível e solitário lugar onde e-mails vão sem ter a certeza de quando voltarão.

Conclusão
Considerando o alto nível do leitor do Saia do Lugar, imagino que essas dicas sejam extremamente óbvias para você.

Porém, se você conhece alguém que não tem a mínima noção sobre como mandar e-mails, por favor faça um grande bem para o mundo e espalhe esse artigo por aí.

Se você também recebe zilhões de e-mails por dia e tem outras dicas, elas serão extremamente bem-vindas nos comentários.

Abraços,
Millor Machado (sem dó de ignorar quem não coloca meu nome no e-mail)

Obs.: É importante ressaltar que isso se aplica quando a pessoa não te conhece. Para mandar e-mail para um brother, a coisa fica muito simples.

Obs.2: Dica do Gabriel Franco: Também, quando se é um vendedor e você precisa enviar um email para alguém é bem provável que ela não vá lembrar de você quando o receber. Então, títulos como “Anúncios”, “Venda de produto X” serão vistos como mais um email spammer de vendas.

Daí, uma solução são títulos que indiquem um prévio interesse da pessoa, como “Sobre seu interesse no produto tal”, “Sobre nossa conversa hoje”, etc. Coisas que façam com que o leitor lembre que conversou com alguém que lhe disse que ia enviar um email.

Eu trabalho com muitas empresas e pessoas que querem melhorar suas habilidades de comunicação. Independentemente da motivação dessas pessoas para melhorar, a causa da má comunicação é sempre a mesma: elas não escutam, mas acham que escutam.

Se eu perguntar para 100 pessoas “você acha que você escuta outras pessoas?”, a resposta seria um ressonante SIM. Ao mesmo tempo, elas também falariam que outras pessoas não a escutam: “se essas pessoas me escutassem, nós não teríamos esses problemas”.

Cada um de nós realmente acredita que escuta as pessoas. Estou aqui para discutir isso. Nós não escutamos – nós simplesmente ouvimos. Nós ouvidos ouvem outra pessoa falando, mas nós não realmente prestamos atenção.

Nós acabamos perdendo o tom, entoação, palavras específicas que pessoas usam, seus valores, crenças, nuanças e o que está por trás das palavras. Nós ligamos julgamentos ao que é falado ou ao modo como é falado, e não escutam de verdade. Às vezes, já estamos pensando sobre a próxima reunião, o relatório por terminar, a briga da manhã com as crianças ou qualquer outra coisa. Se qualquer fato desses existir, é muito difícil escutar, mesmo ouvindo as palavras.
Melhorar suas habilidades para escutar, é o primeiro passo para se comunicar melhor.

Mais do que isso, melhorar suas habilidades para escutar ajuda a construir um laço de confiança, já que as demais pessoas se sentem entendidas, enganos são eliminados, produtividade aumenta etc. Tudo levando a melhores relacionamentos e maior felicidade. Quem não quer isso?

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Para ver mais dicas sobre relacionamento, leia também alguns mitos sobre relacionamentos com clientes.

Se quiser dicas diárias sobre comunicação para empreendedores, assine nosso RSS ou siga-nos no Twitter: @empreendemia.

1. O que é o seu produto?
2. Eu preciso disso?
3. E isso vai funcionar mesmo?

Normalmente as mensagens de marketing são tão cheias de jargões e sem foco no público-alvo que elas não conseguem chegar na 3a pergunta, mas ela provavelmente é a mais fundamental de todas.

Confira essa demonstração de um vidro à prova de balas e depois me diga, os caras foram convincentes ou não?

O vídeo está em inglês mas não faz muita diferença no seu conteúdo.

(Link para o vídeo no Youtube)

Vale a pena ressaltar que serviços não podem ser demonstrados desse jeito, mas daí você pode colher depoimentos de clientes satisfeitos falando os resultados que tiveram com seu serviço. Se o cliente em potencial se identificar com o cliente satisfeito, sem dúvidas sem trabalho de vendas ficará muito mais fácil.

E você, como tem feito para mostrar a credibilidade dos seus produtos ou serviços?

Abraços,
Millor Machado (só acredito, vendo!)

P.S.: Agradecimento especial pra minha amiga Letícia, que divulgou esse vídeo no Facebook.

P.S.2: Nos vídeos relacionados tinha um sobre como beber água no espaço. Não tem muito a ver com o tema, mas achei maneiro compartilhar!

De forma extremamente inspiradora, o vídeo mostra como que a mesma mensagem, escrita de forma diferente, pode ter um impacto gigantesco na comunicação de uma ideia.

Se você trabalha diariamente precisando convencer pessoas a comprar suas ideias, vale muito a pena conferir.

(Link para o vídeo no Youtube)

Para quem não fala inglês, antes a placa dizia “Sou cego, por favor me ajude”. A moça reescreveu a mensagem para “Hoje é um dia lindo. Mas eu não posso vê-lo”.

Abraços,
Millor Machado (fazendo o máximo para minhas palavras terem impacto positivo)

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Obs.: Falando em palavras inspiradoras, Pedro Mello recentemente lançou o livro Startup Brasil, que conta a história de 10 grandes empreendedores brasileiros que criaram empresas milionárias a partir do zero. Já li e recomendo muito. Em breve teremos uma resenha no blog. Veja mais sobre o livro aqui.

Obs.2: Para se aprofundar no tema, recomendo o artigo Características do empreendedor: ter uma comunicação fora de série.

Se quiser ficar maluco, leia os comentários no Twitter da platéia logo depois de dar uma palestra, mesmo que seja só pra 10 pessoas.

Você não disse o que eles disseram que você disse. Você não quis dizer o que eles disseram que você quis dizer.

Ou então, leia os comentários de qualquer post de blog ou vídeo na internet. As pessoas que viram o que você viu ou leu, simplesmente não entenderam. Ou então, você também não entendeu.

Nós pensamos que comunicação verbal é clara, precisa e eficiente, mas não é nada disso. A taxa de transmissão de dados de um discurso é muito baixa. Sim, existe uma grande quantidade de informação passada pela sua carisma, seu estilo e confiança. Porém, não acho que as pessoas seja muito boas em entender os detalhes.

Planeje-se para ser mal entendido. Repita suas informações. Por via das dúvidas, repita suas informações.

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Vale a pena lembrar que uma boa comunicação é uma das 6 características do empreendedor. Pra se aprofundar no tema, confira: Características do empreendedor, ter uma comunicação fora de série.

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Porém, tenho uma boa notícia. Existem algumas dicas que, apesar de não garantirem que todo mundo lembre de você, com certeza aumentarão a eficiência da divulgação da sua empresa.

"Hum... quem é você mesmo?"

O primeiro passo: chamar atenção

“À noite, todo gato é pardo”

Nosso cérebro tem uma capacidade sensacional de ignorar padrões. Pense no barulho do ar condicionado. Você só percebe que ele está lá caso o ar condicionado seja desligado repentinamente. Ou seja, quando o padrão é quebrado.

Antes de tudo, você precisa dar um jeito de ser diferente. “Prover soluções inovadoras de alto valor agregado e baixo custo” é algo que todas as empresas no cosmos falam que fazem, por que seu cliente prestaria atenção nesse discurso?

Para entrar na cabeça do cliente, chame sua atenção com algo inesperado, como a foto de um filhote de orangotango em um artigo sobre marketing.

Entrar na cabeça do cliente é fácil. Ficar lá, nem tanto

“Quer aparecer? Coloca uma melancia na cabeça”

Apesar de chamar atenção ser o primeiro passo, não é suficiente. De nada adianta ter a atenção das pessoas se logo depois elas já esqueceram do que você falou.

Para ficar na cabeça do cliente, ele precisa enxergar valor no que você está vendendo. Por exemplo, eu posso chamar sua atenção com a foto de um orangotango, mas só consigo te fazer ler esse artigo até o fim se você considerar que está aprendendo alguma coisa.

Torne a informação “mastigável”

“De grão em grão, a galinha enche o papo”

Não tenho dúvidas de que existem pelo menos 8.174 argumentos para mostrar que seu produto é o melhor do mercado. Porém, no 5º argumento eu já terei esquecido o 1º.

Na hora de vender seu peixe, faça isso da forma mais simples e concreta possívelAo invés de falar que você faz “soluções web customizadas e de alto valor agregado”, diga “usaremos a internet para te trazer mais clientes”.

Para interessar as pessoas, venda primeiro o benefício, só depois use os argumentos que mostram como você entrega esse benefício.

“Água mole em pedra dura. Tanto bate até que…”
Com certeza você já ouviu alguns dos provérbios usados nesse artigo. Eles são um ótimo exemplo de ideias que ficam na cabeça. Isso acontece porque eles combinam esses elementos; serem: inesperados, úteis, simples e concretos. Além disso, você já os ouviu algumas vezes.

Aplicando essas ideias no seu produto, é importante destacar que fazer propaganda constantemente é fundamental para que o cliente se lembre de você. Não é a toa que quando vemos uma marca que faz muita propaganda, já temos um sentimento de familiaridade com ela “Já vi isso antes. Deve ser bom!”.

Resumindo: chame a atenção do cliente, mostre que você é útil pra ele e mantenha sempre a comunicação. Isso é o que te diferenciará de todas aquelas empresas que ninguém lembra.

Abraços,
Millor Machado (lutando todo dia para que as pessoas lembrem de mim)

Eu e meus colegas de trabalho, felizmente, temos aptidões bem diferentes e temos uma divisão bastante clara de nossas tarefas. Geralmente eu cuido de toda a empresa, meus sócios limpam a privada e o estagiário traz o café.

Na verdade, meu principal papel na empresa é o desenvolvimento, desde programação até o design de interfaces, uma mistura que já não é muito trivial. Isso sem contar das tarefas paralelas e os terríveis pepinos diários de um empreendedor.

O que faço para não perder minha sanidade mental?

Criar confiança no time é fundamental

Estabeleça uma rotina diária

Eu particularmente odeio rotinas, mas é um mal necessário, pois nos ajuda a manter a disciplina com os horários. O dia fica menos bagunçado e fica mais fácil planejar o dia.

Horários de descanso também devem ser programados. Alongamentos ajudam a desestressar e são saudáveis. Atividades físicas e entretenimento ajudam tanto a relaxar quanto a resolver pepinos – já tive vários insights enquanto jogava Wii.

Atropelar horário de almoço, de saída e de sono só vão diminuir seu rendimento. Os problemas vão ficar martelando o dia inteiro no seu cocoruto e seus neurônios vão pedir arrego.

Paciência com seus sócios

Sócio é pior que mãe, acha que a gente é feito de ouro e tem super poderes. Pior ainda, acham que você tem 10 braços e que seu cérebro pode processar 64 tarefas paralelamente. Nosso email não pára, nossas bocas não calam e nossos ouvidos são um verdadeiro absorvedor de informações. Nosso escritório é frenético, o inferno sobre a Terra, um noticiário de tragédias. Se eu der bola para metade dos problemas com que meus s´ocios aparecem nessas conversas, eu estaria apodrecendo num manicômio. Há coisas que eles estão certos, a se discutir, a se adiar e coisas a se ignorar.

Nossa equipe briga todo dia. Mas por mais que alguém saia de olho roxo, sabemos levar as coisas pro lado profissional e, no final da tarde, estamos todos juntos tomando cervejinha.

Agendando e priorizando tarefas

Em nosso site, temos um sistema de feedback e reporte de erros para os próprios usuários reportarem. O interessante é que as pessoas usam e acabam encontrando problemas que muitas vezes a gente não repara.

Não pense que problemas aparecem em horários programados. Os pepinos sempre aparecem em safras, aos montes, e é preciso saber priorizá-los. A maneira que escolhemos priorizar as tarefas é resolver aquilo que os usuários se incomodam mais e segurança do sistema, em menor tempo possível.

Existem diversas metodologias de gerenciamento de projetos que ajudam a priorizar as tarefas e cumpri-las, como o Extreme Programming (XP) e SCRUM (este último aplicável a várias situações, não apenas para programação).

Saiba ficar surdo temporariamente

Meus sócios muitas vezes vem me cobrando coisas que eles consideram alta prioridade, mas que para mim é besteira e tenho coisas mais importantes a fazer. É aí que aperto o botão “mute” e faço o que devo fazer.

Só não pode esquecer-se de lembrar depois. A melhor coisa é anotar as tarefas em algum canto, para não deixá-las empoeirando.

Brincadeiras, zoeiras e conversas são divertidas. Eu sou um sujeito bem descontraído, mas também preciso de concentração. E minha equipe de trabalho é barulhenta demais! Tenho um sócio com um terrível gosto musical que me dá vontade de arrancar meus tímpanos fora. Nesses momentos um fone de ouvido e uma música de seu gosto resolvem o problema.

Conclusão

Não vá abraçando cada problema que aparece. Organize as ideias. Não importa se é de seu sócio, seu chefe, seu cachorro ou seu cliente, você deve ser capaz de administrar as atividades que te passam dentro do seu ritmo e tempo.

Esse é o tipo de habilidade que se aprende de verdade na prática, mas ter um bom conhecimento sobre técnicas de gestão pode facilitar muito.

Nessa área, vale a pena conferir a Graduação Executiva em Processos Gerenciais da Anhembi Morumbi, que conta com professores experientes e inseridos no mercado.

O mais legal desse curso, além da flexibilidade na escolha das matérias, é o fato de ser focado em pessoas já com certa experiência no mercado (turmas exclusivas para pessoas acima de 24 anos), o que permite um grande networking e o surgimento de oportunidades.

Se você tem interesse em investir na sua educação, veja mais informações sobre a Graduação Executiva. Ela conta com grande flexibilidade de horário, o que te possibilita montar seu horário de acordo com sua agenda e capacidade financeira.

Abraços,
Mauro Ribeiro (a favor de equipes mais produtivas)

P.S.: Esse post foi patrocinado pela Anhembi Morumbi, o que não altera o seu conteúdo. Confira nossa forma de trabalhar com posts patrocinados no artigo Conteúdo útil para empreendedores em primeiro lugar.

Dessa vez, ao invés de dar exemplos de terceiros ou mostrar mais conceitos, vamos mudar um pouco e falar sobre como nós no Empreendemia atendemos nossos clientes.

Um dia comum para o Homem de Ferro atendendo clientes Empreendemia

1- Coloque quem sabe do assunto pra fazer o atendimento

Apesar de sermos poucas pessoas, cada um tem sua função definida não só pra evitar a bagunça, mas principalmente pra aproveitar o melhor do potencial de cada um. E sabemos que nem todo mundo nasceu pra lidar diretamente com clientes. Essa pessoa precisa ter satisfação em resolver o problema dos outros e, ao mesmo tempo, manter as boas maneiras o tempo todo.

Por isso, nós colocamos ninguém menos do que o Homem de Ferro (o mesmo que já recomendou o Empreendemia – veja mais) pra lidar diretamente com os nossos clientes. Quem melhor que ele pra falar sobre tecnologia, não é?

2- Classifique o potencial dos seus clientes/usuários

Por uma questão de viabilidade financeira, não é possível nem vantajoso tratar todos seus clientes da mesma maneira. Todos têm aqueles que são fregueses, aqueles que só aparecem de vez em quando ou aqueles que são praticamente o seu departamento de marketing de tanta indicação que passam.

Como, felizmente, nossa rede está crescendo bastante, não é possível lembrar o potencial de cada um deles e, por isso, fizemos uma classificação de clientes:

• Herege: aquele cara que fez o cadastro, mas que nunca mais voltou – ou seja, uma alma perdida.
• A caminho da salvação: esse é aquele que demonstrou que vai virar um bom cliente um dia, mas que ainda não demonstrou algo muito concreto. Vamos investir para que ele enxergue mais valor na gente.
• Evangelizado: o cliente convencido do valor do nosso serviço. Esse não é uma preocupação e, claro, merece uma atenção especial.
• Chuck Norris: não precisa nem explicar, né? É o cara empolgadásso com nosso serviço, que convida um monte de gente, passa sugestões toda hora e fica feliz a cada conquista. Esse é VIP.

3- Responda TODOS os e-mails e mensagens

Por que uma empresa abriria um campo ‘fale conosco’ ou mesmo divulgaria um endereço de e-mail se nunca responde? Esse é o tipo de coisa que vemos aos montes por aí e não conseguimos entender.

No Empreendemia é um princípio responder todas as mensagens, feedbacks, tweets e e-mails que chegam, além claro de estarmos sempre online no msn, gtalk e skype pra quem quiser um papo em tempo real. Além disso, fazemos questão de dar essa resposta sempre o mais rápido possível – nossa meta é responder tudo em menos de 1 dia (temos batido isso por enquanto).

4- Mostre interesse pelo seu cliente

Pra gente, não adianta responder a comunicação feita pelo cliente e acabou. Sempre que possível nós tentamos puxar assunto pra conhecê-lo mais, saber o que gosta do nosso serviço, o que poderia melhorar, o que a empresa dele faz exatamente etc. Sempre lembramos de que o feedback do nosso cliente é a melhor consultoria que podemos ter (veja mais) e, por isso, ter ele próximo é sempre muito vantajoso.

Pra isso, fazemos questão de ter um atendente estilo Homem de Ferro, caso contrário o Homer já seria suficiente:

Homer, o atendente padrão por aí

5- Empresa de internet também pode usar o telefone

Tirando a parte de telemarketing, quantas vezes uma empresa que opera 100% na web já te telefonou?

Bom, nós realmente gostamos de agradar e surpreender nossos clientes (agora vai perder a graça) e, por isso, temos programadas ligações dependendo da sua interação com o Empreendemia. Por exemplo, um ‘herege’ nunca receberá um telefonema nosso, muito menos do Homem de Ferro.

6- Facilite que seu cliente fale com você

Como já disse o mestre Seth Godin, apagar spam é muito mais fácil que conseguir novos clientes (veja mais) – assim, colocamos nossos contatos em todos os lugares e respondemos todos os comentários do Saia do Lugar, pra que as pessoas tenham nossos e-mails.

Outra coisa que fazemos para encorajar o contato dos nossos clientes é não ter um e-mail chamado “NÃO RESPONDA”. Como uma empresa que sempre quer ouvir seus clientes, nós abominamos isso completamente.

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Estamos sempre tentando melhorar nosso atendimento e se você não acha que isso dá realmente certo ou tem sugestões, é só escrever um comentário abaixo ou me mandar um e-mail: luiz@empreendemia.com.br (viu só como a gente divulga emails?).

Abraços,

Luiz Piovesana (num mundo onde clientes podem emitir suas opiniões)

1. Não façam apenas um site na internet com uma página para sugestões de clientes;
2. Não deixem o marketing ser o único proprietário da comunidade;
3. Não pressuponham que os clientes queiram conversar com vocês;
4. Não pressuponham que os clientes queiram conversar uns com os outros;
5. Não deixem que a mídia direcione suas estratégias;
6. Não tentem obter valor da comunidade sem entregar valor aos seus membros.

Esse problema da comunicação pode atrapalhar também o desenvolvimento de produtos, vale a pena ver de novo: A (falta) de comunicação entre os diferentes colaboradores de uma empresa.

Obs.: Essa tirinha foi mandada por nosso amigo Gabriel Costa que a viu no blog Gordo Nerd.