1. O quanto você se considera uma pessoa ocupada?
2. O quanto você considera que produz coisas realmente importantes?

Se você vive uma vida parecida com 93,73% (número que acabei de inventar) das pessoas, provavelmente você se considera ocupado mas não está realmente satisfeito com a sua produtividade.

De forma fria e matemática, produção é igual ao número de horas trabalhadas multiplicado pela eficiência do seu trabalho. Ou seja, se seu número de horas trabalhadas é alto, mas a produção não é uma Brastemp, provavelmente você não está trabalhando de forma eficiente.

Resistência e externalidades, os maiores inimigos da eficiência
Na teoria, trabalhar de forma eficiente é fácil. Você planeja o que quer fazer, vai lá e faz. O problema é que existem 2 fatores que lutam diariamente para te impedir de trabalhar dessa forma.

Um deles tem diferentes nomes, mas gosto bastante do termo “resistência”, popularizado no livro “Guerra da Arte“.

A resistência é aquele medo do fracasso, que te faz enrolar na hora de fazer algo relevante. Por exemplo, quando você está escrevendo um artigo sobre produtividade e fica com vontade de checar seu e-mail (está acontecendo agora comigo), essa é a resistência se manifestando.

Junto com a resistência, temos as externalidades, conhecidas também como distrações. As externalidades se manifestam tanto no ambiente (barulho de carros na rua, ar condicionado muito frio, etc.) quanto nas pessoas te pedindo pequenos favores.

Em termos práticos, a resistência de faz demorar mais tempo em uma tarefa e as externalidades te fazem trabalhar nas coisas erradas. Ou seja, sua eficiência é atacada por todos os lados.

A resistência é difícil de lutar, as externalidades nem tanto
Lidar com a resistência é algo extremamente complicado e precisa do desenvolvimento de alguns hábitos que levam tempo para trazerem resultados. Para isso, recomendo muito o livro Você é indispensável?.

No caso das externalidades, a dica principal é: aprenda a dizer não. Ou pelo menos, não agora.

Quando alguém te pedir um favorzinho, avalie se é algo que realmente vai fazer a diferença. Se for importante, veja se realmente vale a pena atrapalhar o seu planejamento para fazer esse favorzinho.

Um exemplo muito comum é o e-mail. Depois que criei uma pasta “Responder depois” no Gmail a minha sensação de produtividade aumentou muito. Se um e-mail não precisa ser respondido instantaneamente, simplesmente o jogo na pasta “Responder depois” e volto para o que estava fazendo.

Para mim, essa simples tática fez uma diferença gigantesca no meu sentimento de produtividade.

E empresas? Elas podem dizer “não”?
Além do caso pessoal, empresas também recebem constantemente novas ideias e coisas que podem ser bacanas, mas não necessariamente são as mais importantes.

Vale a pena conferir o vídeo a seguir (duração de 3:06) para um exemplo muito claro da importância do foco.

Considerando que em pouco mais de 10 anos depois do vídeo esse cara conseguiu transformar uma empresa quase falida na mais valiosa do mundo, provavelmente ele tem certa razão na sua linha de raciocínio.

(Link para o vídeo no Youtube)

Infelizmente não consegui achar uma versão legendada, mas dá pra arriscar clicando no ícone CC do Youtube e depois indo em “Traduzir legendas”.

Conclusão: Defina o que é realmente importante e foque nisso
Antes de começar qualquer tarefa que você não tinha planejado, avalie o que é realmente importante.

Se fazer um favor para alguém é a coisa mais importante nesse momento, maravilha. Se não for, aprenda a dizer “não” ou “não agora”.

Abraços,
Millor Machado (podendo fazer infinitas coisas, mas considerando realmente importante escrever para você)

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Se você se identificou com a análise feita no comecinho do artigo, recomendo muito conferir o artigo As 3 diferenças entre a pessoa produtiva e a pessoa ocupada.

Se você perguntar para alguém sobre a sua agenda, em boa parte do tempo as atividades envolverão a agenda de outra pessoa.

“Eu preciso fazer isso para o meu chefe, isso para a minha mulher, isso para a escola e isso para o meu filho”.

No momento em que sua agenda só depende dos outros, você está desistindo de uma das maiores oportunidades que possui de fazer algo bacana. Definir a sua agenda normalmente é tão importante quanto cumprir tarefas.

Logicamente você não pode viver em sociedade sem interagir com outras pessoas e suas agendas, mas talvez a gente fique tão distraído que deixe de assumir a responsabilidade e fiquemos sem uma agenda própria.

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Para se aprofundar no tema e avaliar melhor o seu dia-a-dia, recomendo dar uma conferida no artigo As 3 diferenças entre a pessoa produtiva e a ocupada.

Se quiser mais dicas sobre aumento de produtividade, assine nosso RSS ou curta nossa página no Facebook.

Tempo é relativo. Ele pode ser barato, gratuito, caro, longo ou curto. Para um empreendedor, tempo é um dos ativos mais preciosos para o empreendedor.

Você não pode comprar mais. O tempo é fixo e você só tem certa quantidade dele.

Cada minuto que você não investe na sua empresa, você está perdendo dinheiro. E é assim que a maioria dos empreendedores que eu conheço se sente.

Sei que a figura é tosca, mas é o que deu pra achar a tempo

Para gerentes e funcionários, o tempo é diferente.

Você tem uma quantidade fixa por semana que você precisa trabalhar. Você pode fazer o máximo dele e alcançar suas metas, terminar projetos e ter reuniões produtivas.

Para cada hora que você trabalha, você é pago. Se você não é produtivo, você ainda recebe sua parte.

Alguns anos atrás fui convidado para participar de uma sessão de brainstorm em uma grande empresa. Eles convidaram outros empreendedores, em uma 3a de manhã, para ir na reunião e dar dicas sobre como eles poderiam ser mais inovadores. Comes e bebes eram gratuitos e seria uma ótima forma dos empreendedores aumentarem sua rede de contatos.

Eu falei para eles que eu adoraria ir, se eles me pagassem 3 mil euros.

Eles ficaram assustados e me falaram que ninguém receberia nada. Falei para eles que aquilo era um erro e que eles deveriam pagar algo aos empreendedores. Eles insistiram que o evento seria bacana e inspirador. Expliquei para eles que provavelmente os empreendedores seriama fonte da inspiração e seria lógico que eles fossem pagos por isso.

Expliquei que os empreendedores estariam perdendo dinheiro ao não investir em suas empresas e que os gerentes da empresa grande estariam ganhando dinheiro, já que era durante o expediente e eles seriam pagos para estar lá.

Dei a eles uma opção, ou eles me pagavam, assim como estavam pagando aos funcionários e gerentes, ou o evento seria em um final de semana e ninguém seria pago.

Eles então perceberam que não seria viável conseguir juntar nenhum dos gerentes sem pagamento, durante o final de semana.

Eles acabaram me pagando e o evento foi em uma 3a-feira.

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Comentários do editor:
Não estou de forma alguma dizendo que o tempo do empreendedor vale mais do que o tempo do funcionário.

A grande questão é que normalmente a remuneração do funcionário é fixa, enquanto o empreendedor depende muito do variável, e isso precisa ser levado em conta.

Também vale a pena ressaltar que se um funcionário não aproveita bem o seu tempo, ele provavelmente não se manterá empregado por muito tempo. Portanto, independente da função, todos devemos fazer o máximo para nos manter produtivos no nosso dia-a-dia.

Para se aprofundar no tema, recomendo o artigo As 3 diferenças entre a pessoa produtiva e a pessoa ocupada.

Além disso, temos um workshop em vídeo bem bacana sobre gestão de tempo que pode te ajudar bastante. Veja mais informações aqui.

Abraços,
Millor Machado (defensor do tempo bem utilizado)

Por outro lado, a forma que você aproveita as suas 24 horas, aí sim são outros 500.

Se está entre as pessoas que “não tem tempo pra nada”, confira abaixo algumas diferenças de postura que podem te levar a um dia-a-dia muito mais produtivo.

Mesmo apagar incêndios pode ser feito sem desespero

1. Ocupar o tempo vs. aproveitar o tempo
Existe uma coisa chamada Lei de Parkinson, que diz que “O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para ser concluído”. Ou seja, se você fala pra uma pessoa ocupada “Você tem até tal hora para entregar algo”, essa pessoa dará um jeito de ocupar essas horas, mesmo que o prazo esteja extremamente folgado.

Por outro lado, as pessoas produtivas pensam “Preciso entregar essa tarefa. Vou dar um jeito de aproveitar as horas que tenho e entregar o máximo possível”.

Com esses pensamentos diferentes, dificilmente uma pessoa ocupada entregará algo antes do prazo. Em compensação, a pessoa produtiva está sempre pensando em formas de entregar além do esperado.

2. Fazer o que acontece vs. fazer acontecer
Uma pessoa “ocupada” se distrai muito fácil. Isso acontece porque sem um objetivo claro, qualquer interrupção parece relevante e o que é importante mas não é urgente fica sempre deixado pra depois.

A pessoa produtiva sabe que precisa alcançar um objetivo importante. Tudo que não estiver relacionado com esse objetivo deve ser ignorado até o objetivo seja alcançado.

Faz sentido imaginar um piloto de F1 checando o Facebook a cada 5 minutos durante a corrida? Por que faria pra você?

3. Seguir as regras vs. criar as regras
Pessoas sem postura produtiva normalmente recebem uma sequência de tarefas e saem executando sem entender muito bem o porquê. Isso tira a motivação e aumenta muito a dificuldade da tarefa.

Em compensação, pessoas produtivas fazem questão de entender exatamente onde precisam chegar. A partir disso, elas conseguem criar seus próprios planos e executá-los de maneira eficiente.

Conclusão: Produza ou descanse, enrolação é desperdício
Que fique bem claro, trabalhar 37 horas por dia dificilmente é a coisa mais produtiva a se fazer. Assim como qualquer máquina, o corpo humano precisa de manutenção e se você não tiver momentos para descansar, uma hora a máquina quebra.

Por isso, não tem problema algum checar Facebook, tirar um cochilo ou levantar pra tomar uma água, desde que seja num momento em que você esteja conscientemente descansando.

Se quiser se aprofundar no tema, temos um workshop de 1 hora sobre gestão do tempo e aumento de produtividade.

Por apenas 25 reais (menos que uma ida ao bar) você aprenderá muito sobre ferramentas e técnicas para tornar seu dia-a-dia muito mais produtivo. Veja mais aqui.

Abraços,
Millor Machado (produtivo enquanto ocupado)

Não tenha dúvida empreendedor, o tempo é o recurso mais perecível a sua disposição. Muitas vezes tratado sem a devida importância, provavelmente por conta de sua aparente disponibilidade constante, oferece desde que bem gerido, o “espaço de manobra” necessário para que projetos, ideias e negócios possam evoluir e atingir sua maioridade no prazo planejado.

Mas não se engane, todos os dias, ao longo da história de cada um de nós, teremos que lidar com seus adversários. São situações, contextos e pessoas, que continuamente, e na maioria das vezes sem nenhum propósito, nos farão desperdiçar esse recurso tão raro, que se esgota a cada novo dia, a cada ano que passa.

Mas dentre esses adversários (na categoria pessoas), podemos citar aquele que mais impacto oferece para roubar as nossas horas preciosas, a saber: nós mesmos.

É isso ai, conjugando descuido, a falsa sensação de eternidade, e a dificuldade para filtrar e focar os assuntos realmente relevantes e merecedores de nossa atenção, permitimos que o tempo se esgote, e com ele um mundo de possibilidades perdidas.

O aprendizado para melhor geri-lo – olha só que paradoxo – vem com o próprio tempo, mas principalmente com a troca de experiências, e é por conta disso que deixo aqui a minha contribuição. Então…

Não perca o seu tempo com:

1- Preocupações excessivas com coisas que ainda não aconteceram. No lugar disso, uma vez que já detectou a possível ameaça, empregue as suas horas para minimizar seu impacto ou contornar a situação.

2- Situações que nitidamente, após todas as tentativas, não apresentam possibilidade de solução. Neste caso, prepare-se para as consequências e enfrente o que vier.

3- Colaboradores ou parceiros preguiçosos ou incompetentes. Com eles, encerre o relacionamento e ponto final.

4- O estúpido consciente. Não se engane, você jamais vai conseguir transformar a postura de alguém que age conscientemente dessa forma. Essas pessoas  simplesmente acreditam que isso traz resultados e seu comportamento dificilmente será de forma diferente.

5- As últimas modas de gestão. Essas sempre são anunciadas de forma a fazer você se sentir o ser mais desatualizado da face da terra, mas raramente resistem a um bom teste de realidade. Você não precisa se tornar um dinossauro corporativo, mas antes de embarcar nessas canoas – quase sempre furadas – analise com uma boa dose de senso crítico.

6- Projetos ou negócios que após várias tentativas e abordagens se provaram inviáveis.

7- Pessoas que afirmam categoricamente sobre a sua incapacidade de fazer algo acontecer. Nestes casos, para não exagerar na confiança, escute os avisos de alerta, filtre as informações, e em seguida siga adiante.

A lista certamente pode ser muito mais extensa, mas vou parando por aqui, com a promessa de renová-la sempre que o meu próprio tempo cair em novas armadilhas.

Boa sorte.

Gustavo Chierighini, da Plataforma Brasil

Para ler outros textos da coluna da Plataforma Brasil no Saia do Lugar, clique aqui.

Para ler a lista completa de dicas (em inglês), clique aqui.

1. O que você está fazendo agora?
O ato simples de saber onde sua atenção está nesse momento te ajuda a focar onde você quer estar, criando algo importante.

Muitas vezes nos distraímos ou ficamos presos em tarefas que não são importantes. Parar e pensar sobre o que estamos fazendo normalmente te ajudará.

2. Qual é a UMA COISA IMPORTANTE que você quer alcançar hoje?
O maior perigo para profissionais hipercriativos é a demanda constante de distrações digitais que atrapalham sua verdadeira produtividade. Ou seja, atrapalham aquelas tarefas grandes, assustadoras, difíceis e que no final, são os desafios que trazem maiores recompensas.

Se você fizer UMA COISA IMPORTANTE – um design, um capítulo do livro, uma sessão de fotos, um ensaio – você ficará com a sensação de que o dia foi produtivo. Duas ou mais é algo para super-heróis.

Mas se você não mandar muito bem nessa uma coisa, não importa quantas tarefas pequenas você completou, você saberá que o dia foi desperdiçado.

Fazer essa reflexão te ajuda a focar e priorizar. Depois disso, as únicas coisas que podem atrapalhar sua produtividade são emergências e desculpinhas.

3. Por que você faz isso todo dia?
É muito difícil ser produtivo no longo prazo quando você tenta fazer coisas pelas quais não tem motivação.

Você talvez tenha que “engolir em seco” algumas vezes pra completar uma tarefa específica, mas na visão geral é muito mais fácil fazer seu trabalho ao redor de coisas que te empolgam.

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Para se aprofundar na nossa visão sobre o assunto, vale a pena conferir os slides: Organização pessoal e gestão de tempo.

Outra dica para um dia-a-dia mais produtivo é ler o Saia do Lugar. Assine nosso RSS ou siga-nos no Twitter: @empreendemia.

Uma das palestras foi sobre gestão de tempo (confira os slides) e fiz questão de enfatizar que na prática, não existe segredo para um dia-a-dia mais produtivo, é meramente uma questão de ter o mínimo de planejamento, foco e disciplina.

Para se aprofundar no assunto, recomendo um material sensacional passado pelo Harlley Oliveira que define justamente esses 3 pontos. Apesar de já ter estudado bastante coisa sobre o tema, nunca vi esses conceitos passados de forma tão organizada.

Vale muito a pena a leitura!

Abraços,
Millor Machado (fugindo da “procrastinação”, uma das palavras mais feias do universo)

Obs.: Só pra não ficar sem figura no post, segue um ótimo exemplo de  procrastinação.

Procrastinação: parece bom, mas é essa postura que te impede de alcançar o que você quer

Minha técnica favorita pra conectar pessoas e facilitar o trabalho em equipe são as “Reuniões de pé”.

Uma vez por semana, 2 minutos por pessoa, cada um tem um tempo para responder 3 perguntas:

1. No que estou trabalhando agora?
2. No que vou trabalhar logo depois?
3. Com quem eu preciso me conectar para fazer meu trabalho?

Mantenha as reuniões curtas, direcionadas e focadas na comunicação. Além do mais, isso mantém o time alinhado!

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Fazer o time trabalhar de forma organizada é um dos maiores desafios da liderança. Para se aprofundar no tema, recomendo o artigo O que é liderança?

Para mais dicas sobre o que é liderança e características de um líder, assine nosso RSS ou siga-nos no Twitter: @empreendemia.

Existe uma coisa do mundo dos negócios que é importante ser aprendida cedo por um empreendedor: “O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para ser concluído”.  Isso é conhecido como a Lei de Parkinson e significa que prazos nos motivam.

Sem prazos, o esforço para completar uma tarefa é ou super estimado ou ignorado. Com isso, o empreendedor fica enrolando ao invés de sentar a bunda na cadeira e fazer o projeto sair.

Quando um prazo razoável é definido, ele cria uma referência psicológica. No fundo de sua mente, o empreendedor sabe que se deixar passar aquele prazo será necessário assumir o erro e explicar para os outros membros da equipe o porquê daquela tarefa não ter sido feita. Isso é uma experiência vergonhosa e desconfortável.

Use prazos a seu favor e nunca aceite a mentalidade “Vou fazer isso quando tiver tempo”. Como Parkinson nos lembra, uma tarefa sem prazo nunca será feita.

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Para aumentar ainda mais sua produtividade, recomendo muito o texto: 16 atitudes que irão aumentar sua produtividade.

Se quiser mais dicas pro seu dia-a-dia empreendedor, assine nosso RSS ou siga-nos no Twitter: @empreendemia.

Empreendedores que se lascam de trabalhar

Com a gente na Empreendemia não é assim.

É claro, trabalhamos bastante e gostamos disso, mas sabemos que manter uma boa qualidade de vida nos traz dois resultados essenciais:

1. Produtividade: trabalho intelectual precisa de um cérebro descansado para produzir bem, não adianta forçar. O mesmo funciona pra parte física (por que você acha que jogos de futebol não acontecem em dias seguidos?)
2. Uma vida: temos amigos, namoradas, família e gostamos de passar tempo com essas pessoas. Ser feliz e fazer coisas diferentes também ajuda bastante na produtividade.

Pra fazer isso, tem alguns fatores que consideramos essenciais:

1- Os hábitos são construídos desde cedo

É comum ouvirmos pessoas falando: “To me matando só por agora, daqui a pouco a empresa cresce e fica tudo tranquilo pra mim”. O problema disso é que esse costume se apega à empresa ao decorrer do seu crescimento. Ou seja, tudo depende da cultura que você implementa e acredita desde o começo.

Cultura vale não só para o número de horas trabalhadas, mas também para a qualidade do trabalho, o modo de tratar as pessoas ou para o atendimento aos clientes. No nosso caso, por exemplo, nós consideramos os finais de semana sagrados, tratamos qualquer pessoa sempre com o maior respeito e temos o Iron Man para atender os clientes – curtiu?

2- Não confunda falta de tempo com falta de planejamento

Quantas vezes você ouviu de alguém “Nossa que correria, to mega sem tempo”? Claro, às vezes o tempo fica apertado, mas definitivamente isso não deveria ocorrer sempre. Esse senso de urgência e inquietação não faz muito bem pra ninguém.

Na maioria dos casos, incluindo a gente, o que resolve isso é sempre um bom planejamento. Quem precisa madrugar o tempo todo é porque simplesmente não se planejou direito. O Christian Barbosa, especialista no assunto, já nos passou dicas de produtividade numa entrevista para o blog.

3- Existem exceções

Sim, nós já madrugamos uma ou outra vez para terminar algo que tinha um prazo curto. Mas isso é exceção. Madrugadas e finais de semana são horários pra outras coisas como: se divertir, ler, ficar com a família, comer etc.

Sempre varar noites e feriados trabalhando não é saudável pro seu corpo, muito menos pra sua cabeça – sua produção com certeza vai cair.

Isso de maneira alguma significa que não trabalhamos nos finais de semana – até fazemos uma coisa ou outra, mas nada que chegue a ser estressante ou que tome muito tempo. No meu caso, eu normalmente não faço nada no sábado e no domingo gasto umas 3 horas me planejando pra semana ou adiantando algumas coisas.

4- Foco

Excesso de urgência em tudo mostra a falta de prioridades. Quais os principais resultados que você tem que entregar nessa semana? Então coloque seus melhores esforços nisso.

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No fim das contas, o que recomendamos é que você aproveite sua vida. Não ache que a felicidade virá só depois de muito trabalho chato e árduo – aproveite a jornada e acorde todo dia sabendo que irá fazer aquilo que você quer tem paixão por fazer.

Isso torna o caminho muito mais fácil e sua sanidade e as pessoas a sua volta agradecem.

Abraços,

Luiz Piovesana (pronto pra reservar o chopp pra esse sábado sem culpa na consciência =D )

p.S.: Você já viu 4 dicas sobre como manter sua sanidade no trabalho? Caso sim, veja a apresentação sobre gestão de tempo então.